Microsoft PowerPoint

Analyse av Appwesome

Første gang jeg åpner PowerPoint på mobilen, er det lett å kjenne igjen grunnideen: lysbilder skal hjelpe meg med å forklare noe visuelt, ikke bare samle tekst på skjermen. Men mobilbruk krever litt andre forventninger enn arbeid på en datamaskin. Jeg ser appen som et godt sted å komme i gang, gjøre en rask rettelse eller forberede meg til å vise en presentasjon, mens større ombygginger fortsatt ofte er enklere med tastatur og stor skjerm. Microsoft PowerPoint er gratis å laste ned, laget av Microsoft Corporation og plassert blant produktivitetsappene. Den har en gjennomsnittlig vurdering på 4,4 fra rundt fire millioner vurderinger, og er installert over én milliard ganger. Det gir et inntrykk av hvor kjent verktøyet er, men det betyr ikke at alle arbeidsmåter passer like godt på en telefon.

Hva du kan forvente på mobilen

Appen er laget for Android-telefoner og -nettbrett, og aldersmerkingen PEGI 3 gjør den relevant for et bredt publikum. Den ble lansert 6. januar 2015, så dette er ikke et helt nytt verktøy som fortsatt må finne formen sin. Samtidig er det verdt å skille mellom å åpne en presentasjon, finpusse noen lysbilder og bygge et omfattende foredrag fra bunnen av. De to første oppgavene føles naturlige på en mobil; den siste kan bli omstendelig hvis du må justere mange elementer med presisjon.

Jeg ville valgt PowerPoint hvis jeg allerede får presentasjoner fra kolleger, studerer med lysbilder eller ofte må gjøre små endringer mens jeg er borte fra skrivebordet. Hvis du bare trenger å lage et enkelt visuelt ark, kan et dokument eller et mer minimalistisk presentasjonsverktøy være raskere. Poenget med PowerPoint er ikke at alt blir enkelt bare fordi det ligger på telefonen, men at det velkjente lysbildeformatet følger med når du trenger det.

En trygg vei fra første åpning til en nyttig presentasjon

Når du fyrer opp Microsoft PowerPoint på mobilen din, blir du møtt med et rent og intuitivt grensesnitt. Alt er pent organisert, og det føles som om appen bare venter på at du skal begynne å lage noe fantastisk. Det er ganske imponerende hvor mye de har klart å stappe inn i en mobilapp uten å gjøre det rotete.

Første oppsett uten stress

Jeg ville begynt med den konkrete filen eller oppgaven jeg faktisk skal løse, i stedet for å prøve å lære hver eneste knapp med én gang. Åpne en eksisterende presentasjon hvis du allerede har fått en, eller start et nytt lysbildesett hvis du vil øve. Ta et øyeblikk til å se hvordan lysbildene ligger i rekkefølge, hvor redigeringsvalgene vises, og hvordan du går tilbake til oversikten. Den lille orienteringen gjør det lettere å unngå den vanligste nybegynnerfeilen: å endre innhold uten å vite hvilket lysbilde man står på.

På en telefon er det også lurt å tenke på skjermplass før du begynner å finjustere. Zoom inn når du skal velge et lite objekt eller rette en detalj, og zoom ut igjen for å se om lysbildet fortsatt virker balansert. Hvis du skal skrive mye, kan et nettbrett eller et eksternt tastatur gjøre jobben mindre knotete. Jeg ville ikke ventet med å lagre eller kontrollere filen til siste øyeblikk; en kort gjennomgang underveis er en enkel måte å oppdage feil rekkefølge eller tekst som har blitt for tett.

Den første lille seieren

En god første øvelse er å lage tre lysbilder om noe du kjenner: en kort plan for uka, en oppskrift eller en forklaring på en idé. Gi hvert lysbilde én tydelig oppgave, for eksempel åpning, hovedpoeng og oppsummering. Da merker du raskt om du får til den viktigste arbeidsflyten: legge inn innhold, flytte deg mellom lysbilder og se helheten før du deler eller viser resultatet. Jeg synes dette er mer nyttig enn å begynne med mange effekter, fordi en ryddig struktur gjør presentasjonen lettere å følge selv når utformingen er enkel.

Når du har laget eller endret et lysbilde, bør du kontrollere det i den visningen du faktisk skal bruke. Tekst som ser grei ut mens du redigerer, kan bli vanskelig å lese på avstand, og små justeringer på telefonen kan påvirke plasseringen mer enn du forventer. Se derfor på hele lysbildet etter hver større endring. Det er en konkret vane som sparer tid senere, særlig hvis du skal vise presentasjonen på en skjerm du ikke selv sitter tett på.

Maler som startpunkt, ikke fasit

En av de tingene jeg virkelig elsker med PowerPoint, er de nye malene. La oss være ærlige, vi har alle vært der – stirret på en tom lysbilde og lurt på hvor vi skal starte. Men her kommer PowerPoint til unnsetning med en rekke vakre, moderne maler som gir deg et forsprang. Selv om du ikke har en kreativ celle i kroppen, kan du fortsatt lage noe som ser ut som om det er laget av en proff.

Jeg bruker likevel en mal som en ramme, ikke som en garanti for et godt resultat. En gjennomarbeidet mal kan friste til å fylle alle feltene, men det er ofte bedre å fjerne det som ikke hjelper budskapet. På mobil er dette ekstra relevant: for mye tekst og mange små elementer blir fort vanskelig å redigere, og enda vanskeligere å lese. Velg derfor et uttrykk som passer mengden innhold du faktisk har, og hold deg til noen få tydelige poenger per lysbilde.

Et nyttig knep er å skille mellom å lage lysbildet og å skrive det du skal si. Hvis alt du vil fortelle havner på skjermen, blir presentasjonen tung å følge. Jeg ville heller brukt korte formuleringer som støtte og beholdt forklaringene til selve framføringen. Det gjør også senere rettelser enklere, fordi du ikke må presse lange avsnitt inn i et oppsett som er laget for visuelle poenger.

Navigering og presis redigering

Å navigere rundt i appen er en lek. Selv om jeg var litt skeptisk til hvordan PowerPoint ville håndtere på en mindre skjerm, overrasket det meg positivt. Alt er innen rekkevidde, og du kan enkelt dra og slippe, zoome inn og ut, og redigere lysbilder med letthet. Det er som å ha en mini-desktop i lomma.

Den følelsen fungerer best når endringen er avgrenset: rette en overskrift, flytte et element eller oppdatere en formulering. Ved detaljarbeid kan fingeren dekke det du prøver å treffe, så jeg zoomer inn før jeg flytter små objekter og tar en rask helhetssjekk etterpå. Hvis oppgaven er å bygge mange lysbilder med nøyaktig plassering, er en datamaskin ofte et bedre valg. Mobilen gir frihet til å arbeide der du er, men den gir ikke samme presisjon eller oversikt som en stor skjerm.

Et praktisk scenario er å oppdage på vei til et møte at en dato eller et navn er feil i en presentasjon. Da er det nyttig å kunne gjøre en liten rettelse med én gang, i stedet for å vente til du er tilbake ved skrivebordet. Jeg ville likevel åpnet lysbildet på nytt etter endringen og kontrollert at ingenting annet ble skjøvet ut av balanse. Slik blir telefonen et godt verktøy for siste kvalitetssjekk, ikke en grunn til å hoppe over den.

Samarbeid uten versjonskaos

En annen kul funksjon er muligheten til å samarbeide i sanntid. Dette er spesielt nyttig hvis du jobber på et prosjekt med flere personer. Du kan se endringer mens de skjer, og det er ingen flere "send meg siste versjon"-e-poster. Det er noe jeg virkelig setter pris på, spesielt når tidsfrister kryper innpå.

For at et delt arbeid skal bli ryddig, er det likevel smart å avtale hvem som gjør hva. Én person kan gå gjennom teksten mens en annen kontrollerer rekkefølgen eller oppdaterer et bestemt lysbilde. Det reduserer risikoen for at flere gjør samme jobb eller at presentasjonen får motstridende formuleringer. På mobil er samarbeid særlig nyttig for korte bidrag og raske rettelser; hvis gruppen skal diskutere større strukturendringer, kan det være lettere å gjøre det sammen på en større skjerm.

Jeg ville også brukt en enkel kontroll før en presentasjon med flere bidragsytere: gå gjennom lysbildene i rekkefølge og se etter gjentakelser, sprang i forklaringen og ulik bruk av begreper. At folk kan arbeide på samme prosjekt, gjør ikke automatisk sluttresultatet sammenhengende. Den redaksjonelle gjennomgangen er fortsatt menneskearbeid, og en kort felles sjekk kan være forskjellen på en samling enkeltbidrag og en tydelig presentasjon.

Samspill med dokumenter og regneark

PowerPoint spiller også veldig fint med andre Microsoft-apper som Word og Excel. Det gjør det superenkelt å dra inn data, diagrammer og bilder fra andre dokumenter. Det føles som om hele Microsoft-økosystemet bare jobber harmonisk sammen for å gjøre livet ditt enklere.

En konkret bruk er å gjøre et langt notat om til en visuell gjennomgang: trekk ut hovedpoengene, og bruk lysbildene til å vise rekkefølgen eller sammenhengen mellom dem. Fra et regneark kan et diagram gjøre tall lettere å diskutere enn en tett tabell, men jeg ville alltid kontrollert at etiketter og poeng er tydelige når de vises i lysbildeformat. Det er lett å ta med mer informasjon enn publikum trenger. Presentasjonen bør fremheve det viktigste, mens den opprinnelige filen fortsatt kan være stedet for detaljene.

Hvis du vanligvis arbeider i et annet kontorverktøy, er det ikke nødvendig å bytte alt på én gang. PowerPoint gir mest mening når du faktisk trenger lysbilder, eller når folk du samarbeider med allerede sender deg slike filer. For en enkel liste eller et notat kan Word være mer naturlig; for beregninger og tabeller er Excel bedre egnet. Jeg velger etter oppgaven, ikke etter at alle dokumenter må bo i samme app.

Når nettet forsvinner

Og hei, for de tider når du er på farten og ikke har tilgang til Wi-Fi, ingen stress. PowerPoint lar deg jobbe offline, og synkroniserer alt når du er tilbake på nettet. Det er en liten livredder, spesielt når du er i et område med dårlig dekning.

Jeg synes offline-arbeid er mest verdifullt for å lese gjennom eller gjøre mindre endringer på en presentasjon jeg allerede har tilgjengelig. Hvis jeg vet at jeg skal sitte på et tog eller et sted med ustabil dekning, ville jeg åpnet filen på forhånd og kontrollert at jeg har riktig versjon. Etterpå bør jeg koble meg på nettet igjen og forsikre meg om at endringene er synkronisert før jeg regner med at andre ser dem. Det er en liten rutine, men den forebygger forvirring når flere arbeider med samme materiale.

Hvem får mest ut av appen?

Jeg tror appen passer best for studenter som vil repetere eller justere lysbilder, ansatte som ofte mottar presentasjoner, og folk som trenger å gjøre små endringer uten å åpne en datamaskin. Den er også nyttig for den som allerede bruker PowerPoint og ønsker å holde seg til et kjent filformat. Det at den er gratis gjør terskelen lav for å prøve den, selv om kjøp i appen kan koste fra 13 kroner til 2 589 kroner når de faktureres via Play. Jeg ville sjekket hva et eventuelt kjøp gjelder før jeg bekrefter det, og ikke antatt at alle funksjoner eller behov dekkes av gratisdelen.

Den er mindre opplagt for noen som bare vil skrive en enkel tekst, lage en plakat med stor frihet eller utføre omfattende layoutarbeid med millimeterpresisjon. Da kan et tekstbehandlingsprogram, et designverktøy eller skrivebordsversjonen være mer behagelig. Sammenlignet med enklere presentasjonsalternativer får du her et velkjent lysbildeformat og tett tilknytning til Microsofts øvrige verktøy, men den bredden kan også bety flere valg enn en førstegangsbruker trenger. Hvis du bare skal lage én kort presentasjon, kan det lønne seg å holde seg til en enkel mal og lære de få redigeringsgrepene du faktisk bruker.

Et ærlig blikk på begrensningene

Den største friksjonen for meg er ikke at appen mangler nytte, men at mobilskjermen setter grenser for hvor komfortabelt det er å gjøre presisjonsarbeid. Det er enkelt å lese en kort overskrift, men mindre fristende å omarbeide mange lysbilder med små tekstelementer. En finger er heller ikke like nøyaktig som en mus, og en liten visning gjør det vanskeligere å oppdage om hele presentasjonen har samme rytme. Derfor ville jeg brukt mobilen til å komme videre, men ikke automatisk valgt den som eneste arbeidsflate for en viktig presentasjon.

Et annet punkt er at et pent utgangspunkt ikke kan avgjøre hva publikum trenger å forstå. Maler og visuelle elementer kan gjøre lysbildene mer innbydende, men de kan også distrahere hvis hvert lysbilde prøver å være dekorativt. Jeg prioriterer tydelig rekkefølge, lesbar tekst og én idé om gangen. Hvis du trenger avansert finjustering eller skal levere et svært gjennomarbeidet visuelt uttrykk, bør du sette av tid til å kontrollere resultatet på en større skjerm før du viser det.

Alt i alt, PowerPoint-appen på mobilen er som å ha en kraftig presentasjonsverktøy rett i hånden. Det er enkelt å bruke, vakkert designet, og fullpakket med funksjoner som gjør presentasjonslivet ditt så mye enklere. Hvis du ikke har prøvd det ennå, er det definitivt verdt å laste ned og gi det et forsøk. Du kan takke meg senere!